DOMAIN SISTEM INFORMASI KESEHATAN

Sistem Informasi Manajemen Dokumen

Manajemen dokumen merupakan suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Adapun manfaatnya adalah: sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai memori suatu organisasi, sebagai referensi sejarah suatu organisasi, mengurangi resiko teknis dan biaya, meningkatkan efisiensi dan proses kinerja organisasi, serta meningkatkan proses pengendalian yang lebih baik.

Sistem informasi manajemen dokumen atau bisa juga di sebut E-Office Document (Dokumen Elektronik Kantor), atau bisa juga ditingkatkan menjadi sistem informasi manajemen arsip yang terintegrasi dengan rak penyimpanan kearsipan. Bisa menjadi solusi terbaik membangun informasi dan manajemen dokumen dari permasalahan yang timbul karena menumpuknya dokumen. Inovasi dokumen elektronik merupakan solusi terbaik di jaman aplikasi internet terutama berbasis web. Dokumen kertas di ubah menjadi dokumen elektronik untuk kemudian dikirimkan ke folder yang sesuai dengan perihal surat maupun nomor surat atau yang diinginkan dari surat tersebut.

Sistem informasi manajemen dokumen yang akan dibahas adalah sistem informasi manajemen dokumen elektronik, yaitu suatu sistem aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy (dalam bentuk laporan paper based) yang sudah diubah ke dalam format digital ataupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls, 3gp, avi, mkv, dll, kemudian diupload ke dalam software tertentu. Dokumen yang sudah diupload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem ini.

Dengan penerapan sistem menajemen dokumen elektronik ini diharapkan dapat:

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik
2. Adanya penyimpanan salinan fisik file dokumen ke dalam media elektronik
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan, seperti: kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dll.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secra elektronik
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan/memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen (dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode)
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui internet

Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut:

1. Capture. Capture merupakan hal penting bagi catatan dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan disrtibusi sebagai solusi dokumen menajemen. Dokumen imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan emmbuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas menjadi file komputer dengan mudah.
2. Storage. Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.
3. Index. Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisisr yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
4. Retrieval. Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan sepat dan mudah.
5. Access. Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada di kantor atau dapat melalui internet secara flesibilitas untuk mengendalikan akses sistem.
6. Proses. Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nanti ya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait.

Beberapa keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronik adalah sebagai berikut:

1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi.
2. Tingkat ketepatan yang tinggi, karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
3. Mendukung pengelolaan dokumen. Dokumen elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video, maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta, dll.
4. Tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini terproteksi dengan adanya password, dan mempunyai salinan data (backup) yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.

Selain keuntungan di atas, sistem ini juga dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD, serta media lainnya. Sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar dan dapat memudahkan untuk malakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email.

Perangkat lunak atau software bisa disambungkan dengan scanner dan kemudian dokumen hasil pindai diubah menjadi data gambar (image) atau .pdf. Pada tingkat yang paling sederhana – semua pengguna yang memiliki PC yang mengatur folder mana mereka menyimpan file docs, PDF, presentasi PowerPoint, Excel spreadsheet dan lain-lain. Secara efektif pula menghasilkan struktur dokumen folder dasar untuk memungkinkan mereka dengan mudah menyimpan dan mengambil isi dokumen.

Kantor – kantor baik swasta apalagi pemerintahan sudah waktunya untuk menggunakan sistem informasi dokumen manajemen hingga pengolahan arsip dan gudang penyimpanan arsip. Sebuah kabupaten saja sudah dipastikan akan mencetak ratusan bahkan mungkin ribuan dokumen cetak setiap bulannya, ini bisa menjadi masalah tersendiri di kemudian hari.

Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik

Sistem informasi rekam medik adalah proses yang berhubungan dengan pencatatan data yang ada pada pasien serta bagaimana mengelola dan melakukan pencarian kembali terhadap status pasien yang berisi: data identitas pasien, resume hasil anamnesi, resume hasil pemeriksaan fisik, resume terapi, alergi obat dan lain-lain (Sabarguna, 2005).

Pengertian Rekam Medis

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

Kalau diartikan secara sederhana, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan biasa, sesudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang ke rumah sakit.

Berkas rekam medis sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat keperawatan lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapatkan perawatan lanjutan di institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan) saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan rekam medis dapat dikenakan sanksi oleh Dirjen Yanmed atau Direktur Rumah Sakit yang bersangkutan.(Buku Pedoman Catatan Medik seri 7 revisinya dibuat berdasarkan Permenkes No. 749 a / Menkes / Per / XII / 1998).

Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

Di dalam uraian ini terdapat dua pengertian yang sangat erat kaitannya yaitu :

1.    Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

2.    Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

a.       Aspek Administrasi

b.      Aspek Medis

c.       Aspek Hukum

d.      Aspek Keuangan

e.       Aspek Penelitian

f.       Aspek Pendidikan

g.      Aspek Dokumentasi

Kaitan Rekam Medis dengan Manajemen Informasi Kesehatan

Rekam medis sangat terkait dengan manajemen informasi kesehatan karena data-data di rekam medisdapat dipergunakan sebagai :

1.        Alat komunikasi (informasi) dan dasar pengobatan bagi dokter, dokter gigi dalam memberikan pelayanan medis.

2.        Masukan untuk menyusun laporan epidemiologi penyakit dan demografi (data sosial pasien) serta sistem informasi manajemen rumah sakit

3.        Masukan untuk menghitung biaya pelayanan

4.        Bahan untuk statistik kesehatan

5.        Sebagai bahan/pendidikan dan penelitian data

Rekam medik kesehatan elektronik adalah kegiatan komputerisasi isi rekam kesehatan dan proses elektronisasi yang berhubungan dengannya. Elektronisasi ini menghasilkan sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas bagi kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, sebagai peringatan, tanda sistem pendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.

Sitem imformasi rekam medis elektronik atau disebut dengan virtual patient record/elektronick medical record ini digunakan untuk mengelola informasi rekam medis pasien, sehingga memudahkan dalam menelusur-balik informasi, termasuk sejarah penyakit dan tindakan medis yang pernah diterima, dan menggunakannya untuk mengambil tindakan medis yang tepat. Secara umum, sistem ini dapat didefinisikan sebagai informasi kesehatan individu yang disimpan dalam bentuk digital yang mempunyai sebuah penanda unik setiap individu (raghupathi, 1997).

Sistem ini digunakan di liungkungan rumah sakit atau lembaga penyedia pelayanan kesehatan lain yang menangani pasien secara langsung.

Menurut Shortliffe (2001), rekam medik elektronik (rekam medik berbasis-komputer) adalah gudang penyimpanan informasi secara elektronik mengenai status kesehatan dan layanan kesehatan yang diperoleh pasien sepanjang hidupnya, tersimpan sedemikian rupa, hingga dapat melayani berbagai pengguna rekam medis yang sah.

Karakteristik rekam medis elektronik, yaitu:

1. Akses simultan dari berbagai tempat
2. Tampilan data dapat dilihat dari berbagai pendekatan
3. Data entry lebih terstruktur
4. System pendukung keputusan
5. Mempermudah analisis data
6. Mendukung pertukaran data secara elektronik dan pemanfaatan data secara bersama-sama (data sharing)
7. Dapat bersifat multimedia

Manfaat teknologi informasi dalam rekam kesehatan elektronik yang paling tinggi adalah mengurangi medical error dan meningkatkan keamanan pasien (patient safety). Salah satu peranan kecil teknologi informasi dalam tindakan pencegahan medical error, yakni dengan melakukan pengaturan rekam medis pada suatu sistem aplikasi manajemen rekam medis. Dengan adanya sistem aplikasi manajemen rekam medis, maka medical error dalam pengambilan keputusan oleh tenaga kesehatan dapat dikurangi karena setiap pengambilan keputusan akan berdasarkan rekam medis pasien yang telah ada.

Menurut Thede (2008) penerapan rekam medik elektronik mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya:

1. Dapat meminimalkan  human eror, karena rekam medik elektronik dapat menghasilkan peringatan dan kewaspadaan klinik
2. Dapat berhubungan dengan sumber pengetahuan untuk penunjang keputusan layanan kesehatan
3. Rekam medik elektronik dapat melakukan pengambilan data sinyal biologis secara otomatis
4. Dengan rekam medik elektronik dapat memasukkan data pasien dan memperoleh saran untuk penanganan pasien
5. Dengan rekam medik elektronik data rutin dapat langsung diperoleh  (dalam bentuk siap olah) dari basis data rekam medik. Sedangkan data non rutin dapat dikumpulkan pada waktu pemeriksaan pasien dan dimasukkan dalam rekam medik.

Sedangkan menurut Sabarguna (2005) kelebihan rekam medik elektronik diantaranya:

1. Ketepatan waktu dalam pengambilan keputusan medik, sehingga mutu pelayanan atau asuhan akan semakin baik
2. Kemudahan penyajian data sehingga penyampaian informasi akan lebih efektif
3. Pembentukan database yang memungkinkan penelitian, simulasi dan pendidikan tenaga medik maupun paramedik, berdasarkan data yang nyata
4. Efisiensi pemanfaatan sumber daya dan biaya dengan sistem penyediaan bahan (inventory) yang dapat menekan biaya penyimpanan, pemesanan barang maupun biaya stockout, manajemen utilisasi menyangkut tindakan atau prosedur yang tidak perlu, dan lain-lain.

Adapun menurut Thede (2008), kekurangan dari penerapan rekam medik elektronik adalah:

1. Membutuhkan investasi awal yang lebih besar daripada rekam medik kertas untuk  pengadaan perangkat keras, lunak, dan biaya penunjang
2. Waktu yang harus disediakan oleh key person dan perawat dalam mempelajari sistem dan merancang ulang alur kerja memerlukan waktu yang lama
3. Konversi Rekam medik kertas ke rekam medik elektronik memerlukan waktu, sumber daya, tekad dan kepemimpinan
4. Resiko kegagalan pada sistem computer
5. Problem dalam pemasukan data oleh petugas kesehatan

 Sistem Informasi Geografis

Sistem Informasi Geografis yang terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, maupun aplikasi-aplikasinya, telah dikenal secara luas sebagai alat bantu (proses) pengambilan keputusan. Sebagian besar institusi pemerintah, swasta, akademis maupun non akademis juga individu yang memerlukan informasi yang berbasiskan data spasial telah mengenal dan menggunakan sistem ini.

Sistem Informasi Georafis atau Georaphic Information Sistem (GIS) merupakan suatu sistem informasi yang berbasis komputer, dirancang untuk bekerja dengan menggunakan data yang memiliki informasi spasial (bereferensi keruangan). Sistem ini mengcapture, mengecek, mengintegrasikan, memanipulasi, menganalisa, dan menampilkan data yang secara spasial mereferensikan kepada kondisi bumi. Teknologi SIG mengintegrasikan operasi-operasi umum database, seperti query dan analisa statistik, dengan kemampuan visualisasi dan analisa yang unik yang dimiliki oleh pemetaan. Kemampuan inilah yang membedakan SIG dengan Sistem Informasi lainya yang membuatnya menjadi berguna berbagai kalangan untuk menjelaskan kejadian, merencanakan strategi, dan memprediksi apa yang terjadi.

Definisi SIG sangatlah beragam, karena memang defenisi SIG selalu berkembang, bertambah dan sangat bervariasi, dibawah ini adalah beberapa definisi SIG.

1. Menurut Gistut (1994), SIG adalah sistem yang dapat mendukung pengambilan keputusan spasial dan mampu mengintegrasikan deskripsi-deskripsi lokasi dengan karakteristik-karakteristik fenomena yang ditemukan di lokasi tersebut. SIG yang lengkap mencakup metodologi dan teknologi yang diperlukan yaitu data spasial perangkat keras, perangkat lunak dan struktur organisasi Gistut (1994)
2. Burrough (1986), mendefinisikan SIG adalah sistem berbasis komputer yang digunakan untuk memasukan, menyimpan, mengelola, menganalisis dan mengaktifkan kembali data yang mempunyai referensi keruangan untuk berbagai tujuan yang berkaitan dengan pemetaan dan perencanaan.

Dari defenisi-definisi tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa SIG terdiri atas beberapa subsistem yaitu: data input, data output, data management, data manipulasi dan analysis (Prahasta, 2005).

Komponen Sistem Informasi Geografi

1. Perangkat keras. Perangkat keras yang sering digunakan antara adalah Digitizer, scanner,Central Procesing Unit (CPU), mouse , printer, plotter
2. Perangkat lunak (Arc View, Idrisi, ARC/INFO,ILWIS, MapInfo dan lain lain). Data dan informasi geografi Data dan informasi yang diperlukan baik secara tidak langsung dengan cara meng import-nya dari perangkat-perangkat lunak SIG yang lain maupun secara langsung dengan cara menjitasi data spasial dari peta dan memasukan data atributnya dari table-tabel dan laporan dengan menggunakan keyboard

Pengguna (user), Teknologi GIS tidaklah bermanfaat tanpa manusia yang mengelola sistem dan membangun perencanaan yang dapat diaplikasikan sesuai kondisi nyata Suatu proyek SIG akan berhasil jika di manage dengan baik dan dikerjakan oleh orang-orang yang memiliki keakhlian yang tepat pada semua tingkatan.

Fungsi SIG

Adapun fungsi -fungsi dasar dalam SIG adalah sebagai berikut :

1. Akuisisi data dan proses awal meliputi: digitasi, editing, pembangunan topologi, konversi format data, pemberian atribut dll.
2. Pengelolaan database meliputi : pengarsipan data, permodelan bertingkat, pemodelan jaringan pencarian atribut dll.
3. Pengukuran keruangan dan analisis meliputi : operasi pengukuran, analisis daerah penyanggga, overlay, dll.
4. Penayangan grafis dan visualisasai meliputi : transformasi skala, generalisasi, peta topografi, peta statistic, tampilan perspektif.

Aplikasi dan Pemanfaatan SIG

Sistem Informasi Geografis dapat dimanfaatkan untuk mempermudah dalam mendapatkan data-data yang telah diolah dan tersimpan sebagai atribut suatu lokasi atau obyek. Data-data yang diolah dalam SIG pada dasarnya terdiri dari data spasial dan data atribut dalam bentuk digital. Sistem ini merelasikan data spasial (lokasi geografis) dengan data non spasial, sehingga para penggunanya dapat membuat peta dan menganalisa informasinya dengan berbagai cara. SIG merupakan alat yang handal untuk menangani data spasial, dimana dalam SIG data dipelihara dalam bentuk digital sehingga data ini lebih padat dibanding dalam bentuk peta cetak, table, atau dalam bentuk konvensional lainya yang akhirnya akan mempercepat pekerjaan dan meringankan biaya yang diperlukan (Barus dan Wiradisastra, 2000 dalam As Syakur 2007).

Sistem Informasi Geografis sebagai suatu sistem yang berbasis komputer dan memiliki kemampuan dalam menangani data bereferensi geografis, yaitu penyimpanan data, manajemen data (penyimpanan dan pemanggilan kembali), manipulasi dan analisis data, serta keluaran sebagai hasil akhir (output). Hasil akhirnya dapat dijadikan acuan untuk pengambilan keputusan. SIG bisa menjadi alat yang sangat penting pada pengambilan keputusan untuk pembangunan berkelanjutan. Karena SIG memberikan informasi pada pengambil keputusan untuk analiss dan penerapan database keruangan.

Referensi

https://oshigita.wordpress.com/2013/09/10/domain-sistem-informasi-kesehatan/ diakses tanggal 17 September 2017 pukul 22.15 Wita

http://meymeyshaputri.blogspot.co.id/2013/05/sistem-informasi-kesehatan-dan_6153.html diakses tanggal 17 september 2017 pukul 21.57 Wita

http://www.alurkria.net/mengapa-menggunakan-sistem-informasi-manajemen-dokumen.html

jurnalmsi.stikom-db.ac.id/index.php/jurnalmsi/article/download/47/41diakses tanggal 17 september 2017 pukul 22.00 Wita