Sistem
Informasi Manajemen Dokumen
Manajemen dokumen merupakan suatu
sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak
satu kepada pihak lainnya. Adapun manfaatnya adalah: sebagai bahan pengambilan
keputusan, sebagai memori suatu organisasi, sebagai referensi sejarah suatu
organisasi, mengurangi resiko teknis dan biaya, meningkatkan efisiensi dan
proses kinerja organisasi, serta meningkatkan proses pengendalian yang lebih
baik.
Sistem informasi manajemen dokumen
atau bisa juga di sebut E-Office Document (Dokumen Elektronik Kantor),
atau bisa juga ditingkatkan menjadi sistem informasi manajemen arsip yang
terintegrasi dengan rak penyimpanan kearsipan. Bisa menjadi solusi terbaik
membangun informasi dan manajemen dokumen dari permasalahan yang timbul karena
menumpuknya dokumen. Inovasi dokumen elektronik merupakan solusi terbaik di
jaman aplikasi internet terutama berbasis web. Dokumen kertas di ubah menjadi
dokumen elektronik untuk kemudian dikirimkan ke folder yang
sesuai dengan perihal surat maupun nomor surat atau yang diinginkan dari surat
tersebut.
Sistem informasi manajemen dokumen yang akan dibahas
adalah sistem informasi manajemen dokumen elektronik, yaitu suatu sistem
aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy (dalam bentuk laporan paper
based) yang sudah diubah ke dalam format digital ataupun softcopy
berupa file tipe doc, ppt, xls, 3gp, avi, mkv, dll, kemudian diupload ke dalam
software tertentu. Dokumen yang sudah diupload tersebut kemudian dapat diakses,
dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui
sistem ini.
Dengan penerapan sistem menajemen dokumen elektronik
ini diharapkan dapat:
- Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik
- Adanya penyimpanan salinan fisik file dokumen ke dalam media elektronik
- Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan, seperti: kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dll.
- Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secra elektronik
- Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan/memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen (dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode)
- Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan
- Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui internet
Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik
adalah sebagai berikut:
- Capture. Capture merupakan hal penting bagi catatan dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan disrtibusi sebagai solusi dokumen menajemen. Dokumen imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan emmbuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas menjadi file komputer dengan mudah.
- Storage. Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.
- Index. Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisisr yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.
- Retrieval. Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan sepat dan mudah.
- Access. Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada di kantor atau dapat melalui internet secara flesibilitas untuk mengendalikan akses sistem.
- Proses. Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nanti ya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait.
Beberapa keuntungan dari sistem manajemen dokumen
elektronik adalah sebagai berikut:
- Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi.
- Tingkat ketepatan yang tinggi, karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.
- Mendukung pengelolaan dokumen. Dokumen elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video, maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta, dll.
- Tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini terproteksi dengan adanya password, dan mempunyai salinan data (backup) yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.
Selain keuntungan di atas, sistem
ini juga dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R,
DVD, serta media lainnya. Sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar
dan dapat memudahkan untuk malakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan
di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email.
Perangkat lunak atau software bisa disambungkan dengan scanner
dan kemudian dokumen hasil pindai diubah menjadi data gambar (image) atau
.pdf. Pada tingkat yang paling sederhana – semua pengguna yang memiliki PC
yang mengatur folder mana mereka menyimpan file docs, PDF, presentasi
PowerPoint, Excel spreadsheet dan lain-lain. Secara efektif pula menghasilkan
struktur dokumen folder dasar untuk memungkinkan mereka dengan mudah menyimpan
dan mengambil isi dokumen.
Kantor – kantor baik swasta apalagi pemerintahan sudah
waktunya untuk menggunakan sistem informasi dokumen manajemen hingga pengolahan
arsip dan gudang penyimpanan arsip. Sebuah kabupaten saja sudah dipastikan akan
mencetak ratusan bahkan mungkin ribuan dokumen cetak setiap bulannya, ini bisa
menjadi masalah tersendiri di kemudian hari.
Sistem Informasi Rekam Medis Elektronik
Sistem informasi rekam medik adalah proses yang berhubungan
dengan pencatatan data yang ada pada pasien serta bagaimana mengelola dan
melakukan pencarian kembali terhadap status pasien yang berisi: data identitas
pasien, resume hasil anamnesi, resume hasil pemeriksaan fisik, resume terapi,
alergi obat dan lain-lain (Sabarguna, 2005).
Pengertian
Rekam Medis
Rekam
medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas,
anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan
medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat
jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Kalau
diartikan secara sederhana, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan
dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis
mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan biasa, sesudah tercermin
segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam
menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis
lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang datang ke rumah sakit.
Berkas
rekam medis sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat keperawatan
lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapatkan perawatan lanjutan di
institusi atau rumah sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan)
saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan pemanfaatan rekam medis dapat dikenakan
sanksi oleh Dirjen Yanmed atau Direktur Rumah Sakit yang bersangkutan.(Buku
Pedoman Catatan Medik seri 7 revisinya dibuat berdasarkan Permenkes No. 749 a /
Menkes / Per / XII / 1998).
Tujuan dan Kegunaan
Rekam Medis
Di dalam uraian
ini terdapat dua pengertian yang sangat erat kaitannya yaitu :
1. Tujuan
Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
2. Kegunaan
Rekam Medis
Kegunaan
rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :
a. Aspek
Administrasi
b. Aspek
Medis
c. Aspek
Hukum
d. Aspek
Keuangan
e. Aspek
Penelitian
f. Aspek
Pendidikan
g. Aspek
Dokumentasi
Kaitan Rekam
Medis dengan Manajemen Informasi Kesehatan
Rekam
medis sangat terkait dengan manajemen informasi kesehatan karena data-data di
rekam medisdapat dipergunakan sebagai :
1.
Alat komunikasi (informasi) dan dasar pengobatan
bagi dokter, dokter gigi dalam memberikan pelayanan medis.
2.
Masukan untuk menyusun laporan epidemiologi
penyakit dan demografi (data sosial pasien) serta sistem informasi manajemen
rumah sakit
3.
Masukan untuk menghitung biaya pelayanan
4.
Bahan untuk statistik kesehatan
5.
Sebagai bahan/pendidikan dan penelitian data
Rekam medik
kesehatan elektronik adalah kegiatan komputerisasi isi rekam kesehatan dan
proses elektronisasi yang berhubungan dengannya. Elektronisasi ini menghasilkan
sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai
kemudahan fasilitas bagi kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda
waspada, sebagai peringatan, tanda sistem pendukung keputusan klinik dan
menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.
Sitem imformasi rekam medis
elektronik atau disebut dengan virtual patient record/elektronick medical
record ini digunakan untuk mengelola informasi rekam medis pasien, sehingga
memudahkan dalam menelusur-balik informasi, termasuk sejarah penyakit dan
tindakan medis yang pernah diterima, dan menggunakannya untuk mengambil
tindakan medis yang tepat. Secara umum, sistem ini dapat didefinisikan sebagai
informasi kesehatan individu yang disimpan dalam bentuk digital yang mempunyai
sebuah penanda unik setiap individu (raghupathi, 1997).
Sistem ini digunakan di liungkungan
rumah sakit atau lembaga penyedia pelayanan kesehatan lain yang menangani
pasien secara langsung.
Menurut Shortliffe (2001), rekam
medik elektronik (rekam medik berbasis-komputer) adalah gudang penyimpanan
informasi secara elektronik mengenai status kesehatan dan layanan kesehatan
yang diperoleh pasien sepanjang hidupnya, tersimpan sedemikian rupa, hingga
dapat melayani berbagai pengguna rekam medis yang sah.
Karakteristik rekam medis elektronik, yaitu:
- Akses simultan dari berbagai tempat
- Tampilan data dapat dilihat dari berbagai pendekatan
- Data entry lebih terstruktur
- System pendukung keputusan
- Mempermudah analisis data
- Mendukung pertukaran data secara elektronik dan pemanfaatan data secara bersama-sama (data sharing)
- Dapat bersifat multimedia
Manfaat teknologi informasi dalam rekam kesehatan
elektronik yang paling tinggi adalah mengurangi medical error dan
meningkatkan keamanan pasien (patient safety). Salah satu peranan kecil
teknologi informasi dalam tindakan pencegahan medical error, yakni dengan
melakukan pengaturan rekam medis pada suatu sistem aplikasi manajemen rekam
medis. Dengan adanya sistem aplikasi manajemen rekam medis, maka medical
error dalam pengambilan keputusan oleh tenaga kesehatan dapat dikurangi
karena setiap pengambilan keputusan akan berdasarkan rekam medis pasien yang
telah ada.
Menurut Thede (2008) penerapan rekam medik elektronik
mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya:
- Dapat meminimalkan human eror, karena rekam medik elektronik dapat menghasilkan peringatan dan kewaspadaan klinik
- Dapat berhubungan dengan sumber pengetahuan untuk penunjang keputusan layanan kesehatan
- Rekam medik elektronik dapat melakukan pengambilan data sinyal biologis secara otomatis
- Dengan rekam medik elektronik dapat memasukkan data pasien dan memperoleh saran untuk penanganan pasien
- Dengan rekam medik elektronik data rutin dapat langsung diperoleh (dalam bentuk siap olah) dari basis data rekam medik. Sedangkan data non rutin dapat dikumpulkan pada waktu pemeriksaan pasien dan dimasukkan dalam rekam medik.
Sedangkan menurut Sabarguna (2005) kelebihan rekam
medik elektronik diantaranya:
- Ketepatan waktu dalam pengambilan keputusan medik, sehingga mutu pelayanan atau asuhan akan semakin baik
- Kemudahan penyajian data sehingga penyampaian informasi akan lebih efektif
- Pembentukan database yang memungkinkan penelitian, simulasi dan pendidikan tenaga medik maupun paramedik, berdasarkan data yang nyata
- Efisiensi pemanfaatan sumber daya dan biaya dengan sistem penyediaan bahan (inventory) yang dapat menekan biaya penyimpanan, pemesanan barang maupun biaya stockout, manajemen utilisasi menyangkut tindakan atau prosedur yang tidak perlu, dan lain-lain.
Adapun menurut Thede (2008), kekurangan dari penerapan
rekam medik elektronik adalah:
- Membutuhkan investasi awal yang lebih besar daripada rekam medik kertas untuk pengadaan perangkat keras, lunak, dan biaya penunjang
- Waktu yang harus disediakan oleh key person dan perawat dalam mempelajari sistem dan merancang ulang alur kerja memerlukan waktu yang lama
- Konversi Rekam medik kertas ke rekam medik elektronik memerlukan waktu, sumber daya, tekad dan kepemimpinan
- Resiko kegagalan pada sistem computer
- Problem dalam pemasukan data oleh petugas kesehatan
Sistem
Informasi Geografis
Sistem Informasi Geografis yang terdiri
dari perangkat lunak, perangkat keras, maupun aplikasi-aplikasinya, telah
dikenal secara luas sebagai alat bantu (proses) pengambilan keputusan. Sebagian
besar institusi pemerintah, swasta, akademis maupun non akademis juga individu
yang memerlukan informasi yang berbasiskan data spasial telah mengenal dan
menggunakan sistem ini.
Sistem Informasi Georafis atau Georaphic
Information Sistem (GIS) merupakan suatu sistem informasi yang berbasis
komputer, dirancang untuk bekerja dengan menggunakan data yang memiliki
informasi spasial (bereferensi keruangan). Sistem ini mengcapture,
mengecek, mengintegrasikan, memanipulasi, menganalisa, dan menampilkan data
yang secara spasial mereferensikan kepada kondisi bumi. Teknologi SIG
mengintegrasikan operasi-operasi umum database, seperti query dan
analisa statistik, dengan kemampuan visualisasi dan analisa yang unik yang
dimiliki oleh pemetaan. Kemampuan inilah yang membedakan SIG dengan Sistem
Informasi lainya yang membuatnya menjadi berguna berbagai kalangan untuk
menjelaskan kejadian, merencanakan strategi, dan memprediksi apa yang terjadi.
Definisi SIG sangatlah beragam, karena memang defenisi
SIG selalu berkembang, bertambah dan sangat bervariasi, dibawah ini adalah
beberapa definisi SIG.
- Menurut Gistut (1994), SIG adalah sistem yang dapat mendukung pengambilan keputusan spasial dan mampu mengintegrasikan deskripsi-deskripsi lokasi dengan karakteristik-karakteristik fenomena yang ditemukan di lokasi tersebut. SIG yang lengkap mencakup metodologi dan teknologi yang diperlukan yaitu data spasial perangkat keras, perangkat lunak dan struktur organisasi Gistut (1994)
- Burrough (1986), mendefinisikan SIG adalah sistem berbasis komputer yang digunakan untuk memasukan, menyimpan, mengelola, menganalisis dan mengaktifkan kembali data yang mempunyai referensi keruangan untuk berbagai tujuan yang berkaitan dengan pemetaan dan perencanaan.
Dari defenisi-definisi tersebut diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa SIG terdiri atas beberapa subsistem yaitu: data input, data
output, data management, data manipulasi dan analysis (Prahasta, 2005).
Komponen
Sistem Informasi Geografi
- Perangkat keras. Perangkat keras yang sering digunakan antara adalah Digitizer, scanner,Central Procesing Unit (CPU), mouse , printer, plotter
- Perangkat lunak (Arc View, Idrisi, ARC/INFO,ILWIS, MapInfo dan lain lain). Data dan informasi geografi Data dan informasi yang diperlukan baik secara tidak langsung dengan cara meng import-nya dari perangkat-perangkat lunak SIG yang lain maupun secara langsung dengan cara menjitasi data spasial dari peta dan memasukan data atributnya dari table-tabel dan laporan dengan menggunakan keyboard
Pengguna (user), Teknologi GIS
tidaklah bermanfaat tanpa manusia yang mengelola sistem dan membangun
perencanaan yang dapat diaplikasikan sesuai kondisi nyata Suatu proyek SIG akan
berhasil jika di manage dengan baik dan dikerjakan oleh orang-orang yang
memiliki keakhlian yang tepat pada semua tingkatan.
Fungsi SIG
Adapun fungsi -fungsi dasar dalam SIG adalah sebagai
berikut :
- Akuisisi data dan proses awal meliputi: digitasi, editing, pembangunan topologi, konversi format data, pemberian atribut dll.
- Pengelolaan database meliputi : pengarsipan data, permodelan bertingkat, pemodelan jaringan pencarian atribut dll.
- Pengukuran keruangan dan analisis meliputi : operasi pengukuran, analisis daerah penyanggga, overlay, dll.
- Penayangan grafis dan visualisasai meliputi : transformasi skala, generalisasi, peta topografi, peta statistic, tampilan perspektif.
Aplikasi dan
Pemanfaatan SIG
Sistem Informasi Geografis dapat dimanfaatkan untuk
mempermudah dalam mendapatkan data-data yang telah diolah dan tersimpan sebagai
atribut suatu lokasi atau obyek. Data-data yang diolah dalam SIG pada dasarnya
terdiri dari data spasial dan data atribut dalam bentuk digital. Sistem ini
merelasikan data spasial (lokasi geografis) dengan data non spasial, sehingga
para penggunanya dapat membuat peta dan menganalisa informasinya dengan
berbagai cara. SIG merupakan alat yang handal untuk menangani data spasial,
dimana dalam SIG data dipelihara dalam bentuk digital sehingga data ini lebih
padat dibanding dalam bentuk peta cetak, table, atau dalam bentuk konvensional
lainya yang akhirnya akan mempercepat pekerjaan dan meringankan biaya yang
diperlukan (Barus dan Wiradisastra, 2000 dalam As Syakur 2007).
Sistem Informasi Geografis sebagai suatu sistem yang
berbasis komputer dan memiliki kemampuan dalam menangani data bereferensi
geografis, yaitu penyimpanan data, manajemen data (penyimpanan dan pemanggilan
kembali), manipulasi dan analisis data, serta keluaran sebagai hasil akhir
(output). Hasil akhirnya dapat dijadikan acuan untuk pengambilan keputusan. SIG
bisa menjadi alat yang sangat penting pada pengambilan keputusan untuk
pembangunan berkelanjutan. Karena SIG memberikan informasi pada pengambil
keputusan untuk analiss dan penerapan database keruangan.
Referensi
https://oshigita.wordpress.com/2013/09/10/domain-sistem-informasi-kesehatan/
diakses tanggal 17 September 2017 pukul 22.15 Wita
http://meymeyshaputri.blogspot.co.id/2013/05/sistem-informasi-kesehatan-dan_6153.html
diakses tanggal 17 september 2017 pukul 21.57 Wita
jurnalmsi.stikom-db.ac.id/index.php/jurnalmsi/article/download/47/41diakses tanggal 17
september 2017 pukul 22.00 Wita
0 komentar:
Posting Komentar